E-procurement mempunyai beberapa pengertian, ada yang mendefinisikan e-procurement sebagai sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa.
Manfaat e-procurement
Dengan e-procurement proses tender jadi mudah. Semua peminat bisa dengan cepat mengisi dari manapun dan kapan pun sebelum batas penutupan tender berakhir. Bahkan, bisa jadi peserta tender datang dari “pemain baru” yang masih cari nama dan pengalaman, namun punya komitmen dan tergolong profesional. Peserta tender seperti ini biasanya pasang harga perkawanan alias cukup terjangkau. Berkemungkinan juga peserta tender datang dari luar negeri yang memiliki cabang baru di dalam negeri. Ya, semua kemungkinan itu bisa saja terjadi. Tender jadi mempermudah proses.
Manfaat lain dari e-procurement adalah efisiensi biaya. Hemat biaya. Peserta tender dan yang menawarkan tender tak perlu mengadakan pertemuan awal, meluangkan waktu dan energi. Tak ada lagi proposal awal, perjamuan, dan biaya lain bagi kedua belah pihak.
Manfaat ketiga, selain mempermudah proses dan hemat biaya, adalah lebih transparannya proses tender. Proses pengadaan barang dan jasa dapat dipercepat dengan layanan lelang berbasis internet ini.
Manfaat keempat, untuk mengurangi kebocoran sekaligus meningkatkan produktivitas kerja personil yang berkerja unit kerja ini. Apalagi bila e-procurement itu didisain sedemikian rupa sehingga link kepada Internal Audit dan Divisi Risk Management, maka efektivitas pengawasan internal dapat dicapai secara maksimal.
Jadi, tak ada lagi proses tender dengan proses yang sejak awal diselesaikan secara adat : dibawah meja. Karena e-Procurement akan meningkatkan efisiensi, akuntabilitas dan transparansi. Semua ini akan bisa dilakukan dengan efektif bila kita menerapkan Strategic Procurement Management, mulai dari bagaimana konteks stratejik procurement / puchasing, bagaimana pendisainan portofolio kemitraan / hubungan dengan supplier, pemeringkatan vendor, manajemen inventori, supply risk assesment hingga bagaimana pengukuran kinerja dari fungsi-fungsi rantai pemenuhan kebutuhan.
Secara umum manfaat dari e-procurement bisa dijabarkan sebagai berikut :
1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.
2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.
3. Proses pengadaan akan lebih transparan.
4. Mereduksi biaya pengadaan barang/jasa.
5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.
6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.
7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.
Keunggulan e-Procurement
§ Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.
§ Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.
§ Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder.
§ Proses akan berlangsung lebih efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel.
§ Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.
§ Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Fitur-fitur yang ditawarkan e-procurement
1. Multi Buyer
Dapat digunakan untuk suatu perusahaan beserta kantor cabang atau anak-anak perusahaannya sebagai buyer
2. Multi Supplier
Supplier yang mendaftar sebagai pemasok dapat terdiri dari satu perusahaan dan/atau beserta anak-anak perusahaan/kantor-kantor cabangnya.
3. User Profile
Jumlah user secara Software tidak terbatas hanya dibatasi oleh spesifikasi Hardware yang digunakan. Setiap user dapat memiliki user id dan password yang unique dengan otoritas yang berbeda-beda sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
4. User Interface
User Interface system aplikasi ini, secara umum harus memenuhi persyaratan: mudah digunakan, dapat meminimalkan human error dalam memasukan data, efektif dan efisien.
5. Security yang baik dan bertingkat [sesuai kebutuhan]
Tersedia berbagai macam teknik dan perangkat untuk mengamankan informasi dan data berbagai teknik kriptografi, firewall, intrusion detection system, anti virus, dll.
Manfaat e-procurement
Dengan e-procurement proses tender jadi mudah. Semua peminat bisa dengan cepat mengisi dari manapun dan kapan pun sebelum batas penutupan tender berakhir. Bahkan, bisa jadi peserta tender datang dari “pemain baru” yang masih cari nama dan pengalaman, namun punya komitmen dan tergolong profesional. Peserta tender seperti ini biasanya pasang harga perkawanan alias cukup terjangkau. Berkemungkinan juga peserta tender datang dari luar negeri yang memiliki cabang baru di dalam negeri. Ya, semua kemungkinan itu bisa saja terjadi. Tender jadi mempermudah proses.
Manfaat lain dari e-procurement adalah efisiensi biaya. Hemat biaya. Peserta tender dan yang menawarkan tender tak perlu mengadakan pertemuan awal, meluangkan waktu dan energi. Tak ada lagi proposal awal, perjamuan, dan biaya lain bagi kedua belah pihak.
Manfaat ketiga, selain mempermudah proses dan hemat biaya, adalah lebih transparannya proses tender. Proses pengadaan barang dan jasa dapat dipercepat dengan layanan lelang berbasis internet ini.
Manfaat keempat, untuk mengurangi kebocoran sekaligus meningkatkan produktivitas kerja personil yang berkerja unit kerja ini. Apalagi bila e-procurement itu didisain sedemikian rupa sehingga link kepada Internal Audit dan Divisi Risk Management, maka efektivitas pengawasan internal dapat dicapai secara maksimal.
Jadi, tak ada lagi proses tender dengan proses yang sejak awal diselesaikan secara adat : dibawah meja. Karena e-Procurement akan meningkatkan efisiensi, akuntabilitas dan transparansi. Semua ini akan bisa dilakukan dengan efektif bila kita menerapkan Strategic Procurement Management, mulai dari bagaimana konteks stratejik procurement / puchasing, bagaimana pendisainan portofolio kemitraan / hubungan dengan supplier, pemeringkatan vendor, manajemen inventori, supply risk assesment hingga bagaimana pengukuran kinerja dari fungsi-fungsi rantai pemenuhan kebutuhan.
Secara umum manfaat dari e-procurement bisa dijabarkan sebagai berikut :
1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.
2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.
3. Proses pengadaan akan lebih transparan.
4. Mereduksi biaya pengadaan barang/jasa.
5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.
6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.
7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.
Keunggulan e-Procurement
§ Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.
§ Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.
§ Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder.
§ Proses akan berlangsung lebih efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel.
§ Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.
§ Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Fitur-fitur yang ditawarkan e-procurement
1. Multi Buyer
Dapat digunakan untuk suatu perusahaan beserta kantor cabang atau anak-anak perusahaannya sebagai buyer
2. Multi Supplier
Supplier yang mendaftar sebagai pemasok dapat terdiri dari satu perusahaan dan/atau beserta anak-anak perusahaan/kantor-kantor cabangnya.
3. User Profile
Jumlah user secara Software tidak terbatas hanya dibatasi oleh spesifikasi Hardware yang digunakan. Setiap user dapat memiliki user id dan password yang unique dengan otoritas yang berbeda-beda sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
4. User Interface
User Interface system aplikasi ini, secara umum harus memenuhi persyaratan: mudah digunakan, dapat meminimalkan human error dalam memasukan data, efektif dan efisien.
5. Security yang baik dan bertingkat [sesuai kebutuhan]
Tersedia berbagai macam teknik dan perangkat untuk mengamankan informasi dan data berbagai teknik kriptografi, firewall, intrusion detection system, anti virus, dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar